El otro día te hablaba de los distintos aprendizajes que se pueden extraer de la extraña situación vivida en 2020. En uno de ellos, mencionaba que, entre otras cosas, nos hemos dado cuenta de la cantidad de tiempo del que disponemos en nuestra vida.
Es probable que, para 2021, uno de tus propósitos sea ser más productivo, sacar más provecho de tu tiempo. Anteriormente, ya te he hablado de eficiencia en alguna situación. Sin embargo, hoy quiero hablarte de lo que comentan dos importantes autores sobre este tema.
Por ello, te traigo dos aspectos clave para sacar el máximo provecho de tu tiempo. Te hablaré tanto de hábitos como de un método directamente enfocado a la productividad. ¿Empezamos?
El poder de los hábitos
Charles Duhigg, en su libro «El poder de los hábitos», hace un profundo análisis acerca de las rutinas que llevamos a cabo día a día.
Él define el hábito como una conducta que se repite constantemente siguiendo un patrón. Este patrón se resumen en la necesidad de responder a un estímulo para recibir una recompensa. De hecho, él establece estos tres pasos:
- Señal: es el detonante de la acción. Funciona como estímulo, y si el hábito está bien arraigado, es muy difícil evitar llevarlo a cabo cuando la señal aparece.
- Rutina: es la acción en sí misma. Se lleva a cabo tras la señal.
- Recompensa: es el «premio» de realizar la acción.
Lo bueno de los hábitos es que, al ser adquiridos (no innatos) también se pueden desaprender. Por ello, es posible organizar tu vida a través de hábitos enriquecedores y evitar los perjudiciales. ¿Cómo?
Cómo modificar un hábito
La clave que propone Charles Duhigg es alterar la rutina. Puede parecer obvio, ya que la rutina es la acción, pero seguramente también podrías pensar que la señal o la recompensa se pueden alterar. El problema es que este no es el caso. La señal y la recompensa son más complicadas de modificar.
Por ello, la manera de modificar un hábito y transformarlo en algo positivo es buscar una rutina (enriquecedora) que sustituya a la rutina anterior (perjudicial) y que responda a la misma señal y la misma recompensa.
Ventajas de los hábitos
Y tú me dirás, ¿qué tiene esto que ver con ganar tiempo? Pues bien, la mayor ventaja que tienen los hábitos es que permiten ahorrar energía. Al realizarlos de manera automática, empleas mucho menos esfuerzo mental. Y esta energía guardada, sirve para ser más productivo en las demás tareas.
Además, los hábitos que te proporcionan práctica en una actividad te permiten reducir el tiempo de realización de la acción. Como ejemplo, tenemos la lectura. Cuanto más lees, más rápido lo haces. Por tanto, menos tiempo necesitas para leer la misma cantidad de páginas.
Si te interesa leer un resumen del libro, te recomiendo este enlace.
El método GTD
¿No te ha pasado alguna vez que pierdes el tiempo porque no sabes qué hacer (incluso aunque tengas mil tareas pendientes)?
El método GTD (Getting Things Done) de David Allen soluciona este problema y muchos otros, como el hecho de olvidar tareas. Esta dinámica se basa, esencialmente, en organizar hasta el último recoveco de tu vida.
Allen propone 5 pasos esenciales para la organización:
- Recopilar: en este paso, se recogen todos las tareas, actividades, obligaciones o información de interés en una especie de «bandeja de entrada». Esto se puede hacer físicamente o de forma digital. Se trata de anotar todos y cada uno de los aspectos que tengas pendientes o que puedan ser útiles.
- Procesar: en el segundo paso, la idea que se persigue es definir cada uno de los elementos que se han añadido a la bandeja de entrada. Hay que decidir si forma parte de las tareas pendientes, si son obligaciones o hábitos, o si es información útil o potencialmente útil.
- Organizar: tras haber procesado y asignado una definición a cada elemento, debes clasificarlos todos. Puede ir a alguna carpeta de tareas o acciones siguientes, de proyectos a presente o a futuro, de archivo de referencia o incluso a la papelera.
- Evaluar: la idea de este paso es llevar a cabo una revisión de las próximas tareas a realizar, para establecer cuáles son más urgentes.
- Actuar: no hay mucho que decir, una vez que está todo organizado, toca ponerse manos a la obra.
Lo bueno de este método es que te ayuda a establecer una planificación estructurada. La falta de organización en la vida de alguien suele ser uno de los factores que más tiempo roba.
Además de su método, Allen también da un consejo que me resulta muy interesante. Si alguna actividad te lleva 2 minutos o menos (esto es variable y depende del momento), debes hacerla ya. A esto yo añado la regla de los 5 segundos, de la cuál te hablo aquí.
Es muy complicado resumir tanta información como la que contiene este método. Por lo tanto, en este caso te recomiendo leer el libro completo de este autor sobre su método GTD.
Te animo a echar un vistazo a ambos autores y, si puedes, leer sus libros. Es un conocimiento esencial y que tendrá un gran impacto en todas las áreas de tu vida.
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