El otro día, te hablé sobre la importancia de las vacaciones y del descanso para desconectar completamente de tu rutina diaria. Sin embargo, estos períodos también son muy útiles para mejorar aspectos de tu vida con vistas a la reanudación de tus tareas. Por ejemplo, te ayudan a mejorar tu organización.
De hecho, gracias a esta desconexión de la que te hablaba, es más sencillo reflexionar sobre tu propia vida desde una perspectiva más abierta y flexible, lo cual ayuda a reconocer patrones y aspectos a retocar. Para ello, es necesario que seas consciente de las distintas maneras que existen para planificar y organizar tu día a día.
Por todo esto, hoy te hablaré sobre algunos modelos con los que mejorar tu organización y sobre cómo puedes aprovechar estas vacaciones para empezar a implementarlos y mejorar así tu calidad de vida y tu actitud hacia las responsabilidades. ¿Comenzamos?
Los 3 métodos de organización más efectivos
Me gustaría empezar recordándote que, como en cualquier ámbito, no hay un método mágico para hacer frente a este tema. De hecho, la intención principal de este artículo es orientarte para encontrar (e incluso construir) el método que más se adecúe a tus circunstancias.
Dicho esto, te hablaré sobre tres enfoques que puedes utilizar a la hora de organizar tu trabajo y tus responsabilidades. Ten en cuenta que no son métodos excluyentes, es decir, puedes combinarlos como mejor te venga.
Rutina y hábitos
En primer lugar, me gustaría hablarte sobre la utilidad de los hábitos. Tener una rutina se ha estigmatizado siempre como algo negativo, relacionándose con la monotonía y derivando en la apatía. Sin embargo, tener unos hábitos y construir una rutina con ellos también tiene diversas ventajas.
Lo mejor de las rutinas es que te evitan la necesidad de planificarlo todo, ya que las acciones que llevas a cabo de manera rutinaria son prácticamente automáticas. De esta manera, ahorras tiempo y esfuerzo que puedes utilizar para mejorar tu rendimiento en cualquiera de tus labores.
Para crear una rutina, lo importante es que sepas generar hábitos de manera individual. Una jornada laboral no surge de manera íntegra, sino que se compone de un rato inicial para ponerse al día, unos procesos de trabajo intermedios y un balance final. Aun así, te dejo todo lo que debes hacer para construir una rutina óptima en este artículo.
Planificación diaria
Por mucho que tu día a día sea repetitivo, siempre habrá acciones singulares y distintas, ya que estamos cargados con muchas labores. Incluso las personas cuyas responsabilidades sean rutinarias viven esta situación. Por ello, adicionalmente a generar hábitos, siempre tienes la opción de planificar tu día a día.
Este tipo de organización te permite estar alerta y enfocarte en las tareas específicas de esa jornada. Además, hay distintas maneras de hacerlo. De la misma forma que puedes concretar las labores que debes llevar a cabo ese día, también puedes plantearte retos u objetivos diarios que te ayuden a motivarte (si eres de esas personas a las que les cuesta ser constante esto será muy útil).
Esta planificación puedes hacerla tanto la noche anterior como a primera hora de la mañana. El paso clave es tener en cuenta qué es lo crucial que debes hacer ese día, y aprovechar los consejos que te daba en el artículo enlazado anteriormente para organizarte la jornada.
Gestión de actividades a corto, medio y largo plazo
Para aquellas personas a las que les gusta tenerlo todo controlado o que, simplemente, llevan tantas labores adelante que no son capaces de cargar con ellas en la memoria, existen los métodos de gestión de tareas o de actividades. Estos modelos son la cúspide de la organización, ya que no dejan escapar ni una sola tarea.
Como ejemplo más famoso, encontramos el método GTD de David Allen, que da título a su libro más famoso. Este autor propone un modelo en el que todo se recoge en una carpeta de entrada para, una vez cada cierto tiempo (preferiblemente cada día), clasificar estos estímulos en distintas carpetas de tareas o de archivo. Suena muy complejo (y lo es) pero, en definitiva, sirven para gestionar todos los ámbitos de la vida.
Aunque a primera vista se vea como algo difícil de gestionar, la mayoría de las personas que se animan y aprenden a usar este método no lo abandonan nunca. Es como tener un/a secretario/a pero sin los gastos que ello conllevaría. Si te interesa, te recomiendo encarecidamente que leas el libro de David Allen. Te dejo un enlace a Amazon aquí.
Entonces, ¿cómo elijo el método de organización más óptimo para mí?
Como ya te he mencionado, los modelos no son excluyentes entre ellos. Por tanto, lo ideal es que combines todas las herramientas anteriores. Cada método se adapta a una situación: los hábitos se adaptan a las labores rutinarias como revisar el correo o hacer inventario, la planificación diaria a esas labores excepcionales como un encargo especial y la gestión de actividades al control absoluto de todas las partes de una empresa junto con tus proyectos y responsabilidades personales. Incluso es posible utilizar todas las herramientas al mismo tiempo.
Lo que debes procurar es conocerte bien a ti mismo/a. Para empezar, pregúntate cuáles son tus fortalezas y tus debilidades. Por ejemplo, siendo una persona olvidadiza, igual te conviene usar algún gestor de tareas (más o menos complejo). Por otro lado, si no eres muy constante, proponerte objetivos cada día o generar rutinas son ideas muy útiles.
Además, aspectos como un día a día repetitivo determinan en mayor o menor grado la necesidad de incluir hábitos o de planificarte detalladamente. Incluso la cantidad de labores que lleves adelante es determinante, ya que si tienes muchas responsabilidades personales además de tu trabajo, sería conveniente que aplicaras registros de gestión de tareas como el método GTD.
Como ves, todo depende de ti. Por ello, te animo a que aproveches el tiempo libre estas vacaciones para reflexionar y mejorar tu organización. Además, puedes comentarme si conoces otras herramientas de gestión del tiempo. ¿Cuáles aplicas tú?
¡Muchas gracias por tu atención!
