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Cómo organizar tu día con la MATRIZ DEL TIEMPO

En nuestra vida, contamos con una gran cantidad de tiempo. Sin embargo, tendemos a pensar que este es ilimitado, y no es así; no se puede hacer todo lo que nos gustaría, sino que hay que PRIORIZAR.

Rafa Nadal es un magnífico ejemplo de éxito basado en el esfuerzo. Si observamos sus resultados, seguramente tendremos una percepción muy positiva e, incluso, lo veremos como algo sencillo. No obstante, si nos paramos a analizar su camino, la visión será distinta. Durante el mismo, este deportista ha tenido que hacer diversos sacrificios, teniendo clara su prioridad. Desde renuncia al ocio hasta sacrificar parte de su salud, jugando siempre en su límite físico. Y, como él, otras figuras de éxito en distintos ámbitos.

Para saber poner el foco en lo esencial, es necesario reconocerlo. Con ese objetivo, hoy me gustaría presentarte una herramienta que te permitirá concretar y clasificar las tareas y cuestiones pendientes según su relevancia de cara a lograr tus metas. Te presento la MATRIZ DEL TIEMPO. ¡Vamos a ello!

Qué es la matriz del tiempo

Dwight D. Eisenhower, presidente de los Estados Unidos a mediados del siglo XX, diseñó la matriz del tiempo para organizar las tareas según dos criterios: la importancia y la urgencia. La primera de ellas está ligada a la prioridad, es decir, a si es necesario llevar a cabo cada acción para avanzar hacia un objetivo propio o impuesto. La segunda va de la mano con el tiempo, identificando si la tarea debe ser realizada pronto.

Esta especie de gráfica se divide en cuatro cuadrantes, según van convergiendo las características «importante», «no importante», «urgente» y «no urgente». En cada uno de ellos se deben añadir las tareas según corresponda.

Un ejemplo de repartición de tareas podría ser:

  • Importante y urgente: entregar un proyecto dentro de 3 días
  • Importante pero no urgente: darte unas vacaciones
  • Urgente pero no importante: atender a un cliente que está llamando constantemente pero cuyo aporte no es muy relevante
  • Ni urgente ni importante: mirar las redes sociales, meterse en la vida de los demás

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Cómo organizarte a partir de la matriz del tiempo

Eisenhower defendía que hay que poner el foco, en primer lugar, en lo importante. Es decir, las tareas que formen parte de los cuadrantes importante y urgente e importante pero no urgente deben ser las prioritarias. Así, nos escuchamos a nosotros mismos, y construimos nuestro propio camino. Además, evitamos que esas tareas que son sólo importantes, se transformen posteriormente en urgentes.

La clave está en seguir, de la forma más precisa posible, esta norma:

  • Importante y urgente: hacer inmediatamente
  • Importante pero no urgente: planificar para hacer tras lo importante y urgente
  • Urgente pero no importante: delegar, o llevar a cabo cuando no queden tareas importantes por hacer
  • Ni urgente ni importante: dejar de lado lo máximo posible, es una pérdida de tiempo

También es crucial que ordenes las tareas dentro de una misma categoría, ya que no todas tendrán el mismo peso y, además, pueden estar sujetas a factores externos. Por ejemplo, para hacer una importante gestión en el banco, deberás tener en cuenta que quizá no sea posible llevarla a cabo por la tarde. O, si una de tus prioridades es ir al gimnasio, te recomiendo ser capaz de adaptar el horario de entrenamiento al de tu trabajo.

La alternativa minimalista

Si la opción de la matriz del tiempo tradicional te parece muy compleja, puedes recurrir a una opción más simple, aunque también más subjetiva.

Lo que te propongo es hacer una lista diferenciando entre labores de prioridad alta, media y baja. El criterio esencial vuelve a ser la importancia. Es decir, en el grupo de prioridad alta, situaremos aquellas tareas que requieran de tu intervención, siendo esta crucial y urgente. En la baja, irán aquellas labores que puedes realizar tú pero que son prescindibles o fácilmente delegables.

Esto puede ser incluso combinable con la matriz del tiempo anterior. Es decir, después de haber clarificado tus ideas dividiendo las labores en los cuatro cuadrantes, puedes realizar una división según su prioridad. Es una buena técnica para elaborar una planificación de la jornada.

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¿Qué te ha parecido esta herramienta? ¿Crees que podrías aplicarla en tu día a día para organizarte mejor? ¡Te leo en los comentarios!

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